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在職場和商務場合中,AG国际總是有大大小小的會議要開,那麽您知道在會議上有什麽禮儀講究嗎?




 

  會議發言有正式發言和自由發言兩種,前者一般是領導報告,後者一般是討論發言.正式發言者,應衣冠整齊,走上主席台應步態自然,剛勁有力,體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質.發言時應口齒清晰,講究邏輯,簡明扼要.如果是書麵發言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿.旁若無人.發言完畢,應對聽眾的傾聽表示謝意.

  一、確定基本目的

  在準備會議之前,首先要明確會議的目的是什麽?是要傳達上層決策者的精神、策略,還是為了解決某個具體的問題或危機?

  不管具體的目標如何,召開會議的基本目的都是傳達並貫徹所要執行的經營方針,使各個部門的經營策略與公司目標協調一致,群策群力,找到解決問題的最佳方案。

  二、會議準備

  現代化的會議離不開各種輔助器材,在召開會議之前,就應該把各種輔助器材準備妥當。

  1、桌椅、名牌、茶水

  桌椅是最基本的設備,可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型,如果參加會議的人數較多,一般應采用報告型,不需要準備座位牌,如果參加會議的人比較少,一般采用圓桌型,並且要製作座位牌,即名牌,讓與會人員方便就座。

  會議上的茶水飲料最好用礦泉水,因為每個人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡,所以如果沒有特別的要求,礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

  2、簽到簿、名冊、會議議程

  簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少,分別是誰,一方麵使會議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方麵能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料,加深了解,彼此熟悉。

  3、黑板、白板、筆

  在有的場合,與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖,從而說明問題,雖然視聽設備發展得很快,但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外,粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

  4、各種視聽器材

  現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備,給人們提供了極大的方便。在召開會議前,必須先檢查各種設備是否能正常使用,如果要用幻燈機,則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來,有時需要立即把會議的結論或建議打印出來,這時就需要準備一台小型的影印機或打印機。

  5、資料、樣品

  如果會議屬於業務匯報或者產品介紹,那麽有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時,單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的,如果給大家展示一個具體的樣品,結合樣品一一介紹它的特點和優點,那麽給大家留下的印象就會深刻得多。

  6、座次排定

  一是環繞式。就是不設立主席台,把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周,不明確座次的具體尊卑,而聽任與會者在入場後自由就座。這一安排座次的方式,與茶話會的主題最相符,也最流行。

  二是散座式。散座式排位,常見於在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾四處自由地組合,甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬鬆、愜意的社交環境。

  三是圓桌式。圓桌式排位,指的是在會場上擺放圓桌,請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下麵兩種形式:一是適合人數較少的,僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌,而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌,請與會者自由組合。

  四是主席式。這種排位是指在會場上,主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。

  三、發言禮儀

  會議發言有正式發言和自由發言兩種,前者一般是領導報告,後者一般是討論發言。正式發言者,應衣冠整齊,走上主席台應步態自然,剛勁有力,體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰,講究邏輯,簡明扼要。如果是書麵發言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢,應對聽眾的傾聽表示謝意。

  自由發言則較隨意,應要注意,發言應講究順序和秩序,不能爭搶發言;發言應簡短,觀點應明確;與他人有分歧,應以理服人,態度平和,聽從主持人的指揮,不能隻顧自己。

  如果有會議參加者對發言人提問,應禮貌作答,對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明理由,對提問人的批評和意見應認真聽取,即使提問者的批評是錯誤的,也不應失態。

  四、與會禮儀

  作為職場中人,在公司裏,一定要養成顧全企業大局的習慣。除開公司和部門內部的會,職場人士也有機會參加其他一些公司以外的會議,因此,在參加會議之前,要做好準備。

  開會前,如果你臨時有事不能出席,必須通知對方。參加會議前要多聽取上司或同事的意見,做好參加會議所需資料的準備。

  開會的時候,如果讓你發言,你的發言應簡明扼要。在你聽其他人發言時,如果有疑問,你要通過適當的方式提出來。在別人發言時,不要隨便插話,破壞會議的氣氛,開會時不要說悄悄話和打瞌睡,沒有特別的情況不要中途退席,即使要退席,也要征得主持會議的人同意。要利用參加會議的機會,與各方麵疏通,建立良好的人際關係

  會議參加者應衣著整潔,儀表大方,準時入場,進出有序,依會議安排落座,開會時應認真聽講,不要私下小聲說話或交頭接耳,發言人發言結束時,應鼓掌致意,中途退場應輕手輕腳,不影響他人。

  五、主持禮儀

  各種會議的主持人,一般由具有一定職位的人來擔任,其禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。

  1.主持人應衣著整潔,大方莊重,精神飽滿,切忌不修邊幅,邋裏邋遢。

  2.走上主席台應步伐穩健有力,行走的速度因會議的性質而定,對快、熱烈的會議步頻應較慢。

  3.入席後,如果是站立主持,應雙腿並攏,腰背挺直。持稿時,右手持稿的底中部,左手五指並攏自然下垂。雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體挺直,雙臂前伸。兩手輕按於桌沿,主持過程中,切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。

  4.主持人言談應口齒清楚,思維敏捷,簡明扼要。

  5.主持人應根據會議性質調節會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩,或活潑。

  6.主持人對會場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會議開始前,可點頭、微笑致意。

  六、小型會議

  小型會議,一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特征,是全體與會者均應排座,不設立專用的主席台。小型會議的排座,目前主要有以下三種具體形式。

  1、自由擇座

  它的基本做法,是不排定固定的具體座次,而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。選好位置,按照層次來選擇。

  2、麵門設座

  它一般以麵對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座。

  3、依景設座

  所謂依景設座,是指會議主席的具體位置,不必麵對會議室正門,而是應當背依會議室之內的主要景致之所在,如字畫、講台等。其他與會者的排座,則略同於前者。

  七、會議發言技巧

  1、發言內容

  注意要點:開門見山,切忌囉嗦

  禮儀要求:

  首先報告內容必須簡短有力,條理井然。羅嗦而無頭緒的發言不僅讓聽眾失去耐心,甚至會讓他們懷疑你的專業水準。

  直接有力的開場白,清晰的觀點陳述,必要情況下的加以強調,這樣的發言會使你驕人的業績、優秀的職業素質立刻給聽眾留下深刻印象。

  2、肢體語言

  注意要點:自信由內而發

  禮儀要求:

  走上主席台應該步伐穩健有力,行走的速度因會議的性質而定。一般說,對快、熱烈的會議步頻應較慢。入席後,如果是站立發言,應雙腿並攏,腰背挺直;坐姿發言時,應身體挺直,雙臂前伸,兩手輕按於桌沿;如果是書麵發言,要時常抬頭掃視一下會議場地,不能低頭讀稿,旁若無人。發言完畢,應該對聽眾的傾聽表示謝意。

  詳情解析:

  1.你在向人們解釋某個問題時,要讓你的一隻手自然地放在一邊,或采用手心向上的動作,這樣顯得坦白而真誠。發言中說教式的動作並不能獲得信任,隻會引起別人的反感,就是那些可笑的指指點點表示強調、坐在台前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。

  2.無論你講的主題多麽嚴肅,偶爾的微笑,而不是咧嘴大笑,總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環視會議場地上的每個人,就好像你在對某個人發表演說一樣。即使這種環視隻不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光,讓他們也抬著頭看你,可以顯示你的自信和坦然,甚至可化幹戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛姿勢,這些動作隻能說明你比較保守。

  3、發言語調

  注意要點:低沉有力、給人以穩重

  禮儀要求:女性一般聲線較細,聲頻偏高,這樣的聲調顯得纖細、敏感、不夠持重,所以,在整個發言過程中,盡量采用低沉而有節奏的語調,這樣的聲音才有說服力。


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